Das Unternehmen

In Süddeutschland beheimatete EMEA-Zentrale eines Maschinen- und Anlagenbauers, Zentrale in Amerika, mehrere Produktionsstandorte u.a. in Deutschland; weltweit mehr als 10.000 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Die EMEA-Zentrale mit 300 Mitarbeitern in den Bereichen Entwicklung, IT, Marketing und Vertrieb wird – wie viele andere Unternehmen – im Frühjahr 2020 durch die Corona-Krise gezwungen, den Großteil der Arbeitsplätze von der Hauptverwaltung ins Home Office zu verlagern. Da die Organisation nur wenig Erfahrung mit Remote Work hat, wird DIGITALTRANSFER beauftragt, ein Remote-Work-Konzept zu erarbeiten und zu implementieren.

Die Leistung

1. Analyse des Ist und Soll in bezug auf Remote-Work
Im Schritt 1 eine Befragung der Führungskräfte mit den Ergebnissen:

• Es herrscht eine ausgeprägte Präsenzkultur, alle Mitarbeiter arbeiteten bisher im Großraumbüro zusammen, Home Office wurde nur in Ausnahmefällen und dann begrenzt auf maximal einen Tag pro Woche gewährt; die Organisation hat kaum Erfahrung mit Remote Work
• Im Lockdown erfolgte die Umstellung auf 100 Prozent Remote Work
• Die Kommunikations- und Arbeitsprozesse werden als ungeordnet, unübersichtlich und ineffektiv erlebt
• Es besteht der Wunsch nach einem einheitlichen und pragmatischen Framework für das Arbeiten „remote”, schneller Einführung des Frameworks und engmaschiger Begleitung in der Umsetzung
• Die Führungskräfte und ihre Teams haben bislang keine Erfahrung mit der Arbeit in verteilten Teams. Und sie haben keine Erfahrung mit den Frameworks und Tools aus dem Bereich „Management 3.0”, die grundlegend für dezentrale Zusammenarbeit sind

Im Schritt 2 eine Analyse der IT-Infrastruktur und der verfügbaren Tools mit den Ergebnissen:

• Die zentrale IT hat mit Office 365 Professional bereits seit längerem ein Tool für die Remote-Arbeit bereitgestellt. Es ist für jeden Mitarbeiter verfügbar, wird bislang aber nur von einzelnen Mitarbeitern sporadisch genutzt
• Die meisten Teams arbeiten nach wie vor mit lokalen Server-Strukturen und kommunizieren per E-Mail
• Da die zentrale IT kein Konzept zur Einführung von Office 365 Professional hatte, ist die Einführung aus ihrer Sicht bisher ein Misserfolg

2. Konzeption eines spezifischen Frameworks für die Arbeit in und mit Teams, die „verteilt” sind in bezug auf den Ort ihrer Arbeit, ihre Arbeitszeit, ihren Fachbereich und ihre hierarchische Stellung in der Organisation. Das Framework basiert auf Methoden und Tools von „Management 3.0”, zugeschnitten auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Dazu Durchführung eines Workshops im Führungskreis,

1. um die Anforderungen der Führungskräfte mit denen ihrer Teams abzugleichen und ein von allen getragenes Konzept für ein Remote-Modell zu schaffen und
2. um abzugleichen, wie die daraus resultierenden Arbeitsweisen in der bestehenden IT-Infrastruktur mit Office 365 Professional umgesetzt werden können; dafür
   • Einführung in die Funktionslogik von Office 365 Professional und dem zugrunde liegenden Framework für Arbeitsprozesse und -methoden, vor allem Scrum
   • Adaption von Scrum an die Anforderungen des Führungskreises und Definition eines hybriden agilen Modells, um die für die effektive und effiziente Nutzung von Office 365 Professional nötigen Arbeitspraktiken zu definieren

3. Pilot

• Rekrutierung eines freiwilligen, technikaffinen Teams, das innerhalb einer Woche im Rahmen eines Piloten das Office-365-Nutzungskonzept für Remote-Work testet
• Nach Abschluss der Woche gemeinsame Überarbeitung des Konzeptes durch das Pilot-Team und den Führungskreis im Rahmen eines Workshops

4. Roll-out

• Kick-off-Meetings mit allen Teams
• Ernennung von Mentoren im Team, die ihren Kollegen schnell und unkompliziert bei technischen Problemen helfen können
• Ständiges 1:1-Sparring über drei Monate für alle Mitglieder des Führungskreises, um Probleme im Umgang mit dem neuen Tool und bei der Integration der neuen Arbeitsweisen in den Alltag zügig zu lösen
• Alle zwei Wochen über drei Monate hinweg Team-Coachings, um die neuen Routinen zu festigen und daraus resultierende Herausforderungen und Konflikte zeitnah zu klären

Das Ergebnis

• Innerhalb von drei Wochen nach dem Lockdown durch Covid-19 erfolgreiche Umstellung von „Präsenz-Kultur” auf „Remote Work” für 300 Mitarbeiter durch ein auf die Organisation zugeschnittenes Prozess- und Methoden-Framework, das auf Basis von Office 365 Remote Work für alle Teams ermöglicht
• Hohe Akzeptanz und schnelle Integration durch
  • Verzahnung des IT-Tools Office 365 Professional mit den nötigen unterstützenden Kommunikations- und Arbeitsprozessen
  • Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens
    • auf Führungsebene in der Konzeptphase
    • auf Team-Ebene in der Testphase im Rahmen eines Pilot-Projektes
• Nach Ablauf von drei Monate hohe Zufriedenheit des Managements mit der durch Remote Work gestiegenen Eigeninitiative und Selbstführung seitens der Mitarbeiter
• Zufriedenheit der zentralen IT, da Office 365 Professional mit einem erfolgreichen Use Case im Unternehmen eingeführt ist
• Da die Vorteile flexiblen Arbeitens deutlich geworden sind, bleibt die neue Arbeitsweise im Remote-Modell auch nach dem Lockdown bestehen als das „New Normal Working Model”

Keywords

Management 3.0, Scrum, Remote-Work, Corona-Krise, Covid-19, dezentrales Arbeiten, verteilte Teams, New Normal Working Model, Office 365 Professional, Office 365 Roll-out-Konzept